Membuat Sistem Informasi Akademik Mahasiswa

Sistem informasi akademik
Sistem informasi akademik adalah suatu Sistem Informasi Akademik yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik kampus secara online, seperti proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pembuatan jadwal kuliah, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengisian nilai, perwalian, pengelolaan data dosen & mahasiswa. Sistem ini juga dapat berfungsi sebagai pendukung untuk analisis data dalam menentukan keputusan Kampus.

Tujuan Sistem informasi akademik

Informasi Akademik ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur dan informatif , sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer . Modul pendukung dan modul yang terkait dengan Sistem Informasi Akademi bersangkutan dengan Aplikasi keuangan / kepegawaian .

Manfaat Sistem informasi akademik :

• Integrasi data
• Sebagai pusat informasi
• Alat rekam kegiatan kampus
• Media komunikasi pengguna

SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana(planning),analisis (analysis), desain (design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

1. PLANNING (Menggunakan Ms. Excel)

Plaining (perencanaan) adalah feasibility dan wawancara , observasi, Quesener. Jika pada tahap Feasibility hasilnya baik maka langsung ketahap investigasi dan diberi form kepada client untuk mencatat kebutuhan client. Dalam sistem investigasi, dapat berupa wawancara, kuosiener atau observation. Dalam tahap ini hal yang pertama dilakukan adalah memberikan form ke user yang digunakan untuk mengetahui permintaan user :

Pemahaman secara utuh lingkup pekerjaan, mencakup Input-Proses-Output
Menyusun item-item pekerjaan yang termasuk dalam lingkup pekerjaan
Perhitungan waktu dalam menyelesaikan setiap sub-pekerjaan, dengan memperhitungkan SDM, Biaya, Waktu dan lain-lainya..
Membuat rencana kerja berdasarkan perhitungan-perhitungan pada point diatas.
Monitoring dan evaluasi setiap pekerjaan.

Planning Sistem Informasi Akademik Mahasiswa :

A. Pembentukan dan konsolidasi tim pengembang

a. Project manager
b. System analyst
c. Database designer
d. Interface designer
e. Programmer
f. Helpdesk
g. Teknisi

B. Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan
a. Akses data mahasiswa
b. Akses data mata kuliah
c. Akses data dosen
d. Mengolah nilai mahasiswa
e. Membuat presensi kuliah dan ujian

C. Penentuan prioritas teknologi dan pemilihan aplikasi
a. Cetak KHS dan transkrip nilai
b. Website dan e-mail akademik
c. Data mahasiswa dan data nilai
d. Presensi kuliah dan ujian

D. Membuat proposal pengajuan

2. ANALISA SISTEM

Tahapan analisa adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

A. Melakukan penelitian dengan sasaran penelitian, misalnya :
• Direktorat Pembelajaran dan Pengajaran (DPP)
• Direktorat Mahasiswa (Ditmawa)
• Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI)

B. Mengklasifikasikan Permasalahan
• Pengelolaan data akademik masih manual sehingga rentan terhadap resiko.
• Solusinya yaitu dibuatlah sistem informasi akademik yang berbasis teknologi guna meminimalisir dampak negaif yang akan terjadi, seperti kerusakan atau kehilangan data dan masalah terhadap penyimpanan.

C. Analisa kebutuhan pada sistem
Sebuah Universitas X dengan perkiraan jumlah mahasiswa 1000, maka kebutuhan sistem yang kami butuhkan antara lain:
• Komputer server dengan processor xeon, memory 8 GB, dan kapasitas hardisk1 Tera Byte
• SQL Server, Linux server, Domain, Hosting, html, php.

3. DESIGN SISTEM

Tahapan dalam design :

• Menganalisa interaksi obyek dan fungsi pada sistem.
• Menganalisa data dan membuat skema database.
• Merancang user interface.

Membuat Skema Database Menggunakan Ms. Access :

Microsoft Access adalah salah satu aplikasi program Microsoft Office yang dapat diterapkan dalam pekerjaan manajerial. Bagian – bagian penting dalam Ms. Access antara lain :

Tabel(Entitas) : berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Tabel terdiri dari bebeapa kolom yang disebut Field. Contoh: Tabel data mahasiswa Universitas Gadjah Mada, Tabel Mata Kuliah, dll.
Query : dapat digunakan untuk menampilkan field – field tertentu dari bebrapa tabel. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
Form : digunakan dalam proses menginput data ke tabel/ database.
Report : digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat di print out.Dalam setiap tabel kita harus memiliki sebuah Primary Key yang digunakan sebagai identitas utama tiap data yang diinput dalam tabel tersebut. Sifat dari Primary Key adalah No duplicates, artinya tidak mungkin ada data dalam sebuah tabel yang memiliki Primary Key yang sama.
Relationship : dapat digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel dengan “Tabel Penghubung”.

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu Program komputer untuk memperoleh informasi dari Database tersebut.

Konsep dasar dari Database adalah kumpulan data rancu yang dijabarkan secara sistematik sehingga data-data yang rancu tersebut menjadi sebuah informasi bagi orang atau user yang melihatnya.

Keuntungan menggunakan Database :

1. Kontrol data terpusat,

2. Data dapat dipakai bersama (share),

3. Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol,

4. Independensi data,

5. Integritas data yang terpelihara,

dll.

Lebih dari sekadar database desktop

Access bukanlah sekadar cara untuk membuat database desktop. Gunakan alat ini untuk membuat aplikasi yang membantu Anda dengan mudah. Data dapat disimpan di berbagai database awan sehingga akan jauh lebih aman, dan Anda juga dapat berbagi aplikasi Access dengan rekan kerja.

A. Microsoft Access

Microsoft Access adalah salah satu aplikasi program Microsoft Office yang dapat memudahkan pekerjaan dengan memanage data yang ada.

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu Program komputer untuk memperoleh informasi dari Database tersebut.

Konsep dasar dari Database adalah kumpulan data rancu yang dijabarkan secara sistematik sehingga data-data yang rancu tersebut menjadi sebuah informasi bagi orang atau user yang melihatnya.

Keuntungan menggunakan Database :

1. Kontrol data terpusat,

2. Data dapat dipakai bersama (share),

3. Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol,

4. Independensi data,

5. Integritas data yang terpelihara,

dll.

Fungsi Bagian-bagian pada Microsoft Access

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data

c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan

e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f. Switchboard digunakan untuk membuat menu utama

Table

Apa itu Table?

Table adalah tempat untuk menyimpan data.

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view

3. pada jendela table ketikan field-field table beserta tipe datanya.

4. Pilih File Save.

5. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Query

Apa itu Query ?

Query adalah ‘permintaan data’ kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Manfaat Query :

Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data mahasiswa angkatan “2017”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatar table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Induk Mahasiswa “14091” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header mahasiswa, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.

Form

Apa itu Form ?

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Report

Apa itu Report ?

Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ?.

Jika bagian akademik membutuhkan data mahasiswa, tentunya mereka akan segera menyiapkannya, akademik bisa mencetak table data mahasiswa sebagai hasil cetakannya. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan data tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun data mahasiswa dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya.

Bagaiamana Cara Membuatnya ?

Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards.

SwitchBoard

Apa Itu SwitchBoard ?

Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

– Pada menu bar Pilih Tools Database Utilities Switchboard Manager

– Akan muncul message box switchboard klik Yes

– Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New

Langkah-langkah Membuat Database Akademik Menggunakan Ms. Access :

1. Pertama buka microsoft acces dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

2. Kemudian klik blank create dan akan muncul gambar seperti dibawah ini.

3. selanjutnya buat tabel dan isi data di tabel dengan cara Klik create pada menu table design tampilan seperti gambar dibawah.

4. Kemudian anda bisa mengisikan field beserta type data sesuai dengan keperluan . Seperti NIM, Nama Mahasiswa, Tempat/tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Foto. Setelah selesai mengisi semua field nama dan data type, klik kanan pilih save.

5. Selanjutnya isikan data seperti pada gambar dibawah ini.

6. kemudian kita buat form dengan klik menu create lalu create form.

7. Tekan shift/ctrl+klik untuk menyeleksi field nim,nama,alamat,foto dll.

8. Selanjutnya klik menu arrange dan atur posisi form seperti yang anda inginakan.

9. Kita bisa Atur posisi field dengan cara klik dan drag, sehingga posisinya seperti berikut.

10. Berikut contoh membuat tabel mata kuliah dengan langkah-langkah seperti diatas. dan isikan data field beserta type datanya.

11. Selanjutnya kita buat data nilai akademiknya seperti gambar dibawah, dengan cara sama seperti diatas.

Jika kita telah selesai membuat data yang dibutuhkan, selanjutnya kita buat Relationship.

Cara Membuat Suatu Relationship :

1. Klik pada menu database tools

2. Pilih data tabel yang ingin ditambahkan, lalu klik Add.

3. Untuk membuat Relationshipnya, double klik pada atribut field name yang akan dihubungkan dengan atribut lainnya. Kemudian klik create new untuk mengisi data dan atributnya.

4. Akan muncul halaman seperti berikut. Setelah diisi klik OK Create, untuk memunculkan garis. Jika dalam satu tabel ada lebih dari satu Relationships tambah atribut yang ingin diambahkan pada bagian dibawah atribut NIM.